Unternehmensplanung

Big in Berlin.

Mit einer neuen, vollständig integrierten Planungslösung trägt der Immobilienfinanzierer Berlin Hyp den anspruchsvollen Compliance-Regeln für Banken Rechnung und sorgt gleichzeitig für mehr Überblick. 

Geht es um die Finanzplanung einer Bank, kommt sie an einer Vokabel nicht vorbei: Revisionssicherheit. Denn jedes Geldinstitut steht unter ständiger Beobachtung und Kontrolle, wie etwa in Deutschland durch die Compliance-Auflagen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder international durch die Vorschriften zur Bankenregulierung (Basel III). Dies gilt auch für Immobilienfinanzierer wie die traditionsreiche Berlin Hyp. Nahezu 150 Jahre Erfahrung und die Nähe zur Sparkassen-Finanzgruppe kennzeichnen die Berlin Hyp als eine führende deutsche Immobilien- und Pfandbriefbank.

Das Unternehmen ist vor allem auf großvolumige Immobilienfinanzierungen für professionelle Investoren und Wohnungsunternehmen spezialisiert. Für diese entwickelt sie individuelle Finanzierungslösungen. Außerdem stellt sie als Verbundunternehmen der deutschen Sparkassen den Instituten ein umfassendes Spektrum an Produkten und Dienstleistungen zur Verfügung.

Als verlässlicher Partner finanziert die Berlin Hyp wohnwirtschaftlich und gemischt genutzte Objekte wie etwa Büro-, Einzelhandels- oder Logistikimmobilien, genauso wie Einzelobjekte und Immobilien-Portfolios. Zu den Kunden der Bank gehören neben diversen Sparkassen auch gewerbliche Investoren im In- und Ausland, Kapitalanlage- und Wohnungsbaugesellschaften ebenso wie Wohnungsbaugenossenschaften sowie ausgewählte Projektentwickler und Bauträger.

Für dieses breite Geschäftsfeld suchte das Unternehmen eine neue Planungslösung. Einen besonderen Schwerpunkt legte das Team um die Projektleiterin Sabrina Martin, Fachreferentin in der Abteilung Unternehmenscontrolling bei der Berlin Hyp, auf die Aspekte Integration, Transparenz und Sicherheit. Zudem sollten der manuelle Aufwand und die durch die Excel-Software hohe Planungskomplexität deutlich reduziert werden.

Das Berliner Finanzinstitut entschied sich für die Planungslösung TN Planning von Thinking Networks inklusive einer qualifizierten Beratungsmannschaft. «Für uns war es ein Glücksfall, dass das Consulting-Team durch die zahlreichen Planungsprojekte bei Sparkassen und Privatbanken bereits viel über das Immobilien- beziehungsweise Darlehensgeschäft wusste», sagt Sabrina Martin.


Unterjährige Simulationsrechnungen.
Die Berlin Hyp plant mittelfristig für einen Zeitraum von fünf Jahren. Es handelt sich um einen verteilten Planungsprozess für alle Geschäftsbereiche, bei dem initial der Vertrieb und die Treasury-Abteilung sowie alle Kostenstellenverantwortlichen ihre Teilplanungen eintragen.


Im Anschluss daran prüfen die Leiter und das Management die Ergebniswerte und geben diese frei – oder zur Überarbeitung zurück an die dezentralen Einheiten. «In einem gerade für uns Banken herausfordernden Umfeld und wegen der zunehmenden aufsichtsrechtlichen Regulatorik werden unterjährige Simulationsrechnungen und damit eine permanente Überprüfung der Planungsprämissen unerlässlich», erläutert Erik Schlemminger, Leiter Finanzen bei der Berlin Hyp, die wachsende Bedeutung der Planung.



Die Projektherausforderungen.
Neben der ambitionierten Projektplanung – der Abschluss der Implementierung wurde innerhalb eines halben Jahres anvisiert – galt es eine Reihe weiterer Herausforderungen zu meistern. Eine der wichtigsten Aufgaben war die Reduzierung der Komplexität im Planungsmodell, bedingt allein schon durch die schiere Menge an Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Kennzahlen im breit gefächerten Geschäft der Berlin Hyp.
Denn es existiert ein großes Portfolio an Produkten (zum Beispiel Derivate und Darlehen), die die Berlin Hyp ihren Kunden anbietet. All diese Produkte müssen solide und auf verschiedene Weise gegenfinanziert werden, um finanzielle Risiken im Treasury auszuschließen. Entsprechend komplex und unübersichtlich war das bestehende Formelwerk in der alten Excel-Lösung.



Weniger Formeln, mehr Übersicht.
Die Berlin Hyp modelliert ihr Geschäft mit der neuen Lösung in Planungskontexten. Beispielsweise werden die Produkte nach Hypotheken- oder Refinanzierungsgeschäft respektive weiter nach Bestands- und Neukundengeschäft unterschieden. Allgemein definierte Formeln für die Produktplanung werden auf die darunterliegenden Kontexte vererbt und gelten somit für alle Kontexte, ohne dass sie überall neu eingegeben werden müssen.

Trotzdem können einzelne Formeln eines Kontexts wegen individueller Besonderheiten überschrieben werden – anstatt der vererbten gilt dann die spezifische Formel. So sind deutlich weniger Formeln erforderlich. Gleichzeitig genießen die Planungsveranwortlichen eine bessere Übersicht über die Ursache-Wirkungsbeziehungen im System. Zudem lassen sich die Beziehungen in einem Kontext per Knopfdruck als Flussdiagramm betrachten.

Obwohl der Planungsprozess insgesamt verschlankt wurde, konnte die Genauigkeit der Gesamtbankplanung deutlich gesteigert werden. Im alten System wurde noch in Jahren geplant (sechs Perioden). Mit der neuen Lösung plant die Berlin Hyp nun in Monaten (66 Perioden) und auf einer Einzelgeschäftsbasis. Diese Steigerung des Detailgrades im Planungsergebnis benötigt keine zusätzlichen Plan-eingaben der Anwender. Sie erfolgt durch das neue Planungstool vielmehr vollständig automatisiert.

 In der Vergangenheit bedeutete die Zusammenführung der Daten aus allen Teilplanungen (siehe Schaubild) einen hohen manuellen Aufwand. Mit der Installation der neuen, vollständig integrierten und serverbasierten Planungslösung wurde die manuelle Datenintegration obsolet. Die Daten aus allen Teilplanungen fließen automatisch in die Berechnung der Bilanz und GuV ein. Das Ergebnis ist ein schlanker Planungsprozess und zufriedene Anwender, die sich dank der gewonnenen Zeit auf die wichtigeren strategischen Themen fokussieren können.



Treiberbasierte Planung.
Die Berlin Hyp nutzt im neuen System den fortschrittlichen Ansatz der treiberbasierten Planung, um weniger Details von Hand zu planen. Der Vertrieb fügt beispielsweise nur noch Treiber in Form von Kalkulationsparametern (unter anderem die Zinskurve, die Liqui-Spreads oder das Volumen des Neugeschäfts) für Kundenprodukte pro Vertriebseinheit ein.
Auf dieser Basis werden dann unter anderem die Zinserträge, die Aufwände für die Zinsen und Endbestände automatisiert berechnet.

Die ebenfalls automatische Eingabeprotokollierung stellt sicher, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, wann welche Planänderungen im System erfolgten – ein wichtiger Aspekt für die Garantie der Revisionssicherheit.

Eine weitere Säule des umfassenden Qualitätsanspruchs der Berlin Hyp ist der Basel III-konforme Parallelbetrieb, der Änderungen und Updates der Software nur nach einer sorgfältigen Qualitätssicherung im Live-System freigibt. Des Weiteren stehen dem Unternehmenscontrolling Workflows zur Verfügung, mit denen der aktuelle Stand der Gesamt- und Teilplanungen überwacht und gesteuert wird.

Die bestehenden Berichts-Templates wurden beispielsweise für die Planung der Sachkosten verwendet, um einzelne Kostenarten nachvollziehbar aufzuschlüsseln. Diese Musterinhalte mussten nur noch leicht an das Geschäftsszenario der Berlin Hyp angepasst werden. So konnte die Sachkostenplanung in nur wenigen Tagen realisiert werden.



Fokussierte Datensichten.
Bilanz und GuV lassen sich künftig auf Knopfdruck nach bestimmten Portfolien filtern, sodass zum Beispiel nur die GuV für das Kerngeschäft der Bank mit den Hypothekendarlehen angezeigt wird. Zusätzlich existieren Management-Reports, die Trendentwicklungen der KPIs auf einen Blick zeigen (vergleiche Schaubild).

Die Berlin Hyp ist einer der ersten Kunden von Thinking Networks, die bereits die Vorzüge der agilen Projektvorgehensweise mit Scrum für sich entdeckt haben. In kurzfristigen Sprints wurde gemeinsam bestimmt, was in der nächsten Woche erreicht werden soll.

Jeweils unmittelbar danach erfolgte ein Review des gesamten Teams. Darauf aufbauend wurde entschieden, wie der nächste Sprint erfolgt. Durch diesen agilen Entwicklungsprozess richtete sich das Projekt stets nach den aktuellen Anforderungen der Berlin Hyp, ließ sich jederzeit flexibel anpassen und Sabrina Martin als interne Projektverantwortliche profitierte vom kontinuierlichen Einblick und Einfluss auf den Projektfortschritt.



Viermonatige Implementierung.
Neben der vollständigen Erfüllung der Kundenanforderungen zur Revisionssicherheit sowie Komplexitäts- und Aufwandsreduzierung stellt die Managerin auch eine sehr gute Resonanz aus dem Kreis der Anwender fest: «Unsere Kostenstellenverantwortlichen sind begeistert, dass es nun deutlich einfacher ist, zentrale Kosten zu planen».

Und sie ergänzt: «Ein weiterer Erfolgsfaktor war das Consulting im Projekt. Durch die Erfahrungswerte aus dem Banken- und Sparkassengeschäft konnte uns das Thinking Networks-Team nicht nur bei technischen Fragen unterstützen, sondern auch in betriebswirtschaftlichen Fragen weiterhelfen sowie konzeptionelle Lösungsvorschläge mit einbringen, wie etwa zur Anwendung des treiberbasierten Planungsansatzes.» Die nur viermonatige Implementierungsphase mit einem Go-Live im Juli 2016 rundet den Erfolg ab.



Ausblick.
Wie es sich für ein Scrum-getriebenes Projekt gehört, ist das Vorhaben mit dem Produktivbetrieb der Gesamtbankplanung (siehe Schaubild) aber noch nicht zu Ende. Weitere neue Teilplanungen werden in den folgenden Sprints in das System einfließen (unter anderem die Risikovorsorge und Investitionsplanung). Zudem ist auch bereits ein rollierender monatlicher Forecast in Planung. Um es mit einem Zitat der Musikgruppe «Die Sterne» zu sagen: Die Planung ist «Big in Berlin».

 

 

Profil: Berlin Hyp
Unternehmenssitz: Berlin
Branche: Banken
Mitarbeiter: 576 (31.12.2015)
Bilanzsumme: 28,4 Milliarden Euro (31.12.15)
Planungslösung: Thinking Networks

 

   


Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net
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