Universität Kassel

Forschungsfeld

Von Business Intelligence-Lösungen profitieren auch Hochschulen – bei internen Geschäftsprozessen genauso wie bei der externen Berichtserstattung. Ein Vorreiter ist die Universität Kassel.

*Von Nora F. Scholz

 

Jahr für Jahr steigt die Zahl der Studienanfänger in Deutschland. Finanziell und organisatorisch stellen die wachsenden Zahlen die Universitäten vor große Herausforderungen.   

Parallel wächst seit Ende der 1990er Jahre auch die Autonomie der Hochschulen von der Steuerung durch das jeweils zuständige Bundesland. Dies bringt einerseits größere Freiheit, konfrontiert die Universitätsleitungen jedoch andererseits mit stetig wachsenden Managementanforderungen und zieht regelmäßige Berichts- und Rechenschaftspflichten gegenüber dem Land nach sich. 

In dieser Situation steht auch die noch junge, 1971 gegründete Universität Kassel, die zum Wintersemester 2014/15 knapp 23’700 Studierende zählte. Um den neuen Anforderungen zu begegnen, führte die Universität Kassel als eine der ersten deutschen Hochschulen  eine Business Intelligence-Lösung als webbasiertes Informationsportal für das akademische Controlling ein, das im Kern die Bereiche Studium, Lehre und Forschung betrifft. 

Auf der Ebene der Hochschulleitung, aber auch in den einzelnen Fachbereichen wurde dadurch eine verlässliche und schnelle Datenabfrage ermöglicht, die strategische Entscheidungen in allen Bereichen erleichtert.

 

Vorbild CEUS-Projekt in Bayern.
Die Universität Kassel folgte damit dem Vorbild des CEUS-Projekts (Kurzform für «Computerbasiertes Entscheidungsunterstützungssystem») der bayerischen Hochschulen. Diese begannen ab 2003 als Erste damit, ein integriertes und umfassendes Business Intelligence-System im akademischen Bereich einzuführen. An der Universität Kassel begannen die Vorüberlegungen dafür im Jahr 2009. 

Die Nordhessen nahmen verschiedene Anbieter von BI-Lösungen kritisch unter die Lupe: Nach dem Vergleich und prototypischen Test verschiedener Anbieter entschied sich die Universität zunächst für die kostenfreie «Microstrategy Reporting Suite» und stieg Ende 2013 auf das kostenpflichtige «Microstrategy Analytics Enterprise» um. 

Markus Knierim, in der Entwicklungsplanung der Universität Kassel für das akademische Controlling verantwortlich, begründet die Wahl so: «Die Entscheidung für Microstrategy fiel einerseits, weil es durch die Universitäten und Hochschulen in Bayern bereits die Vorerfahrung im Hochschulsystem gab.» Außerdem biete keine andere Business Intelligence-Plattform einen ähnlich großen Grad an Integration und Dokumentation.

 

Integration heterogener Datenquellen.
So überzeugt, laut Knierim, vor allem die unkomplizierte Überführung von Berichten in unterschiedliche Ausgabeformate von der Excel-Tabelle über den PDF-Bericht bis hin zum webbasierten Dashboard. Die Bereitschaft von Microstrategy, den geringen Budgets im öffentlichen Sektor Rechnung zu tragen, gab den letzten Anstoß und machte das Projekt für die Universität Kassel auch überhaupt erst finanzierbar.

Der erste Schritt, um eine zentrale Datenbasis zu schaffen, war die Harmonisierung und Integration der unterschiedlichen Datenquellen. Dabei handelte es sich um teilweise sehr heterogene Datenbestände beispielsweise aus dem Bereich Studium wie etwa Studienplatzkapazitäten, Bewerbungen, Zulassungen, Einschreibungen oder Prüfungen ebenso wie Informationserfassungen zum Lehrangebot, zu Publikationen und weiteren Forschungsleistungen. 

Die Zusammenführung der Daten aus den unterschiedlichen Quellsystemen erlauben nun eine Ad-hoc-Verfügbarkeit sowie eine bessere Auswertbarkeit der Informationen – auch anpassbar an den jeweiligen Kontext. Verschiedene Definitionen, ob intern oder auch im Vergleich mit den amtlichen Statistiken des Landes oder Bundes, lassen sich mit der neuen, konsolidierten Datenbasis einfacher als bislang durchspielen.

 

Fachbereiche mit ins Boot geholt.
Ein wichtiger Aspekt der datengestützten Analysen ist das hochschulinterne Qualitätsmanagement im akademischen Bereich. In der sogenannten Lehrberichterstattung rapportieren die Fachbereiche in standardisierter Form regelmäßig über die Entwicklungen in Studium und Lehre und können so selber die Veränderungen über die vergangenen Jahre besser verfolgen. «Es war ein wichtiger Schritt im vergangenen Jahr, die Fachbereiche mit ins Boot zu holen, sodass ihnen jetzt alle benötigten Informationen unmittelbar zur Verfügung stehen,» betont Knierim.

Der erweiterte Datenzugriff zum unkomplizierten Erstellen eigener Analysen und (vordefinierter) Berichte in den Fachbereichen spart Zeit und verhindert Reibungsverluste in der Kommunikation zwischen der Hochschulverwaltung und den Fachbereichen.

 

Veränderungen einfach simulieren.
Erleichtert werden so zum Beispiel die (Re)-Akkreditierungsverfahren von Studiengängen: Sie belegen die Qualitätsstandards der jeweiligen Studienangebote gegenüber den zuständigen Agenturen. So werden die Informationen, die das Business Intelligence-System liefert, effektiv in die verschiedenen Geschäftsprozesse der Universität integriert.

Ein weiteres Beispiel für die Anwendung der BI-Software ist der zurzeit verhandelte Hochschulpakt mit dem Land Hessen für die Jahre 2016 bis 2020: So sind beispielsweise die leistungsorientierten Mittelzuweisungen des Landes an bestimmte Parameter geknüpft (wie die Studierenden-, Absolventen- und Promotionszahlen). Mit der neuen BI-Lösung kann die Universität die Veränderungen der Zahlen  unproblematisch anhand von Metriken und Filtern simulieren und sofort einschätzen, welche Anpassungen zu verkraften sind und welche nicht.

 

Schnittstelle im Controlling.
Und bei der internen Mittelzuweisung an die Fachbereiche – die an ähnliche Parameter geknüpft ist, wie die des Landes – hat die Universität nun ebenfalls ein Instrument in der Hand, das eine transparente, verlässliche und hochaktuelle Entscheidungshilfe bietet.

Hier zeigt sich, dass das neue System längst nicht allein auf den rein akademischen Bereich beschränkt ist: «Die BI-Lösung ist zu einer Schnittstelle zwischen akademischem Controlling, Finanz- und Personalcontrolling geworden», betont Markus Knierim.

 

Erweiterung für Studenten geplant.
Bei den Entscheidungen über Mittelzuweisungen beispielsweise sind die Zahlen des akademischen Controllings ausschlaggebend für fundierte Prognosen und Simulationen. Die bessere Verknüpfbarkeit der Daten wirkt sich somit auf die gesamte Hochschulsteuerung positiv aus.

Insgesamt haben zurzeit 50 Nutzer Zugriff auf die BI-Plattform. Mittelfristig soll vor allem der Ausbau auf die Fachbereiche die Nutzerzahl verdoppeln. Noch einen Schritt weiter führt die Integration bestimmter allgemeiner Kennzahlen, die für einen größeren Personenkreis von Interesse sind, in das hochschulinterne Intranet. Diese Erweiterung wird derzeit umgesetzt. Sie soll beispielsweise auch jedem Studenten oder Mitarbeiter den Zugang zu diesen Informationen gewähren. 

Solche Maßnahmen erhöhen auch die Transparenz und das Vertrauen in die Daten. Das positive Feedback aus allen Bereichen der Universität jedenfalls lässt diesen Rückschluss zu: «Alle Zahlen und Auswertungen direkt zur Verfügung zu haben, ist ein unmittelbarer Vorteil, der bis in die Fachbereiche hinein sehr geschätzt wird», sagt Knierim.   

 

Profil: Universität Kassel
Hauptsitz: Kassel
Branche: Hochschulen
Studenten: 23’696, Wintersemester 2014/15
BI-Lösung: Microstrategy
     
 

  


Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net
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