Internetbranche

Kraftpaket.

Anbieter im dynamischen Onlinemarkt brauchen äußerst flexible und transparente Planungssysteme. Ein Big Player, die Berliner Strato AG, hat eine vorbildliche Lösung – für das Controlling und die Fachbereiche.

Die Strato AG ist einer der weltweit größten Hosting-Anbieter. Die Produktpalette reicht von Domains, E-Mail- und Homepage-Komplettpaketen, Onlinespeichern, Webshops und Servern bis hin zu High-End-Lösungen.
Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, eine Planungslösung einzuführen, die verschiedene unternehmensübergreifende Parameter in ein Gesamtplanungssystem mit einer zentralen Datenbasis integriert.   

Der Auftrag: Mehr Flexibilität.
Außerdem sollte das Berichtswesen über das neue Tool abbildbar sein. Der Impuls für den Wunsch zu wechseln kam aus dem Controlling. «Der manuelle Aufwand, den wir mit unserer bisherigen Planungslösung hatten, war enorm», sagt Stefan Sandner, Leiter Controlling der Strato AG. «Insbesondere die notwendigen direkten Datenbankanfragen kosteten uns zu viel Zeit. Wir erstellen vier Forecasts pro Jahr, eine jährliche Mittelfristplanung über die nächsten vier Jahre, eine GuV-Planung inklusive der zugrunde liegenden Umsatz-, Absatz- und Bestandsplanung sowie die Personal- und Capex-Planung. Allein die Datenbereitstellung für den Monatsabschluss hat uns rund eine Woche beschäftigt. Darüber hinaus fehlte uns die Flexibilität bezüglich des Detaillierungsgrades von Planung und Analyse.»  

Gesucht wurde eine Plattform, die sowohl Corporate Performance Management- als auch Business Intelligence-Funktionen für die strategische und operative Unternehmenssteuerung bietet. Neben den gewünschten Funktionalitäten für Planung, Analyse und Reporting spielte auch der Umgang mit den einzubindenden Daten eine Rolle: Diese stammen aus verschiedenen, zum Teil komplexen Quellsystemen. Dazu gehören das ERP-System Infor, ein Oracle-basiertes, von Strato selbst entwickeltes CRM-System, ein Personal-Tool sowie Excel.  

Strato entschied sich für die All-in-one-Plattform für Business Intelligence, Corporate Performance Management und Advanced Analytics von BOARD und den Implementierungspartner 2K Business Intelligence Solutions. Dieses Toolkit ist in der Lage, zahlreiche verschiedenartige Anwendungsbereiche abzubilden.  Dazu gehören neben typischen CPM-Teilgebieten wie What-if-Analysen, Simulationen, Nachfrageplanung, Budgetierung, Balanced-Scorecards und Finanzplanung, moderne Self-Service-BI, Data Mining und Predictive Analytics.

Der Toolkit-Ansatz erlaubt außerdem, dass die Endanwender und Intensivnutzer ebenso wie die Administratoren dieselbe grafische Benutzeroberfläche verwenden. Somit erfolgen der Aufbau sowie die Erweiterung und Administration der Anwendungen in derselben Software und erfordern keine Programmierung.  


Herausforderung: komplexe Planung.
Zum einen mussten Anpassungen der Datenbankstrukturen im ERP- und CRM-System vorgenommen werden, um die beiden Systeme in BOARD zusammenzuführen und optimale Voraussetzungen für die gewünschte automatisierte Datenbereitstellung zu schaffen.

Zum anderen ist die Planung bei Strato aufgrund des hohen Detaillierungsgrades eine echte Herausforderung: «Wir planen für die Umsatzplanung beispielsweise Zugänge, Bestände, Abgänge und Wandlungen. Darauf aufbauend erfolgt die Kos-tenplanung. Auch im Bereich Personal planen wir Personen und durchschnittliche Kostensätze auf Kostenstellen – inklusive Boni etcetera.»

Zudem ist die Kostenträgerstruktur sehr komplex: Bei Änderungen von Preisen oder Produkten wird grundsätzlich ein neuer Artikel sowie Kostenträger eingeführt – aktuell werden 40’000 Kostenträger im ERP-System verwaltet, die verschiedenen Hierarchien zugeordnet sind.

Um schnell zu handfesten Ergebnissen zu gelangen, schlug BOARD einen agilen Projektansatz vor:  ohne festes Pflichtenheft starten und im Projektverlauf Anforderungen ändern oder ergänzen. Dieses Vorgehen erforderte allerdings auch ein hohes Maß an Flexibilität.   


Mehr Transparenz im Management.
Aktuell werden die GuV-, die Mengen- und die Vertriebsplanung auf der Basis von ERP- und CRM-Daten in BOARD umgesetzt. Die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter aus Controlling, Marketing und Vertrieb, ebenso wie diejenigen aus dem Produktmanagement und Call-Center sowie aus der Personalabteilung erhalten Analysen und regelmäßige Berichte auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis.

So wird dem Mutterkonzern, der Deutschen Telekom AG, sowie dem Strato-Vorstand ein monatlicher Report bereitgestellt, der GuV, Bilanz, Planung und Forecast sowie Soll-Ist-Vergleiche enthält. Marketing und Vertrieb informieren sich täglich über Absatz- und Umsatzzahlen. Das Controlling nutzt Analysen, um eigene Berichte mit Rechnungswesen-Berichten abzugleichen. Das Call-Center verwendet Auswertungen, um entsprechend den erwarteten Absätzen oder Produktneuerungen den Personalbedarf der technischen Hotline zu kalkulieren.


Schnellere Informationen.
Sandner zeigt sich zufrieden: «Die Lösung kommt in den Fachabteilungen sehr gut an. Das merken wir auch an den vielen Wünschen, die die Mitarbeiter bezüglich weiterer Analyse-Applikationen haben. Die Mitarbeiter kommen sehr viel schneller an Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Außerdem ist der Detaillierungsgrad wesentlich höher.»
Auch seine eigene Abteilung werde, so der Controlling-Chef, spürbar entlastet: «Die Datenbereitstellung, die uns früher eine Woche beschäftigt hat, erfolgt jetzt automatisiert auf Knopfdruck. Außerdem mussten wir in der Vergangenheit viele Berichte manuell anpassen; das ist zu einem Großteil mit BOARD bereits weggefallen. Heute können wir unsere Planung unkompliziert mehrdimensional darstellen – zum Beispiel, um die GuV nach Produktlinien, Quartalen, Ländern oder Einzelgesellschaften zu betrachten.»


Mission Kulturwandel.
Künftig sollen auch die Bilanz- und Capex-Planung in der Lösung von BOARD abgebildet werden. Auch ist eine Anwendung für die Cashflow-Darstellung in Planung ebenso wie die Umsetzung der Deckungsbeitragsrechnung. Angedacht ist zudem die Planung von Business Cases.

Sandners großes Ziel für die weitere Entwicklung des Projekts bei der Strato AG ist die Ablösung der Bottom-up-Kultur, die auf einem umfangreichen traditionellen Controlling beruht, durch einen modernen Planungsansatz, bei dem der Fokus des Controllers auf wertschätzenden Tätigkeiten statt reinem Number-Crunching liegt.

Hierzu ist eine unkomplizierte Aufbereitung und Verteilung von Daten unerlässlich. Des Weiteren muss es möglich sein, Teilpläne zu integrieren, sodass die Planung nicht mehr zentral im Controlling abläuft, sondern dezentral in den Fachabteilungen wie beispielsweise Technik, Marketing oder Vertrieb erfolgen kann.

Stefan Sandner sieht die Organisation für diese Mission «Kulturwandel» bestens gerüstet: «Planung ist für uns mehr als das simple Erfassen von Zahlen oder das Fortschreiben von Vergangenheitswerten. Es geht um die Gestaltung der Zukunft und dabei spielen Ursache-Wirkungsbeziehungen eine große Rolle. Mit BOARD haben wir ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem wir diese Beziehungen erkennen und die Auswirkungen monetärer und nichtmonetärer Einflussgrößen auf Unternehmensergebnisse planen können.»   

Profil: Strato AG
Unternehmenssitz: Berlin
Branche: Internetdienstleistungen
Mitarbeiter: rund 500
Domain-Kunden: rund vier Millionen
Planungslösung: BOARD


Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net
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