Mobiles Arbeiten

Verbindungsmacher

Business Intelligence auf Mobilgeräten erhöht die Effektivität – sowohl für das Management als auch den Außendienst. Doch die Lösungen müssen organisatorische und technische Voraussetzungen erfüllen.

* Von Philipp Donie und Brian Raeburn

Alles begann mit einem Städtetrip: Unser technikaffiner Finanzchef kam mit der Apple-Welt in Berührung, als ihm ein Freund per iPhone ein gutes, zu Fuß erreichbares Restaurant ausfindig machte. Der CFO war begeistert. 

Die Folgen ließen nicht lange auf sich warten. Zunächst stellte er seine private IT kurzerhand komplett auf Apple um. Dann wurde der Nokia Communicator gegen ein iPhone eingetauscht. Und danach fragte er in unserer Unternehmens-IT an: «Wären solche mobilen Geräte anstelle unserer bisherigen Laptops nicht auch etwas für uns im Geschäft?» 

Damit traf er ins Schwarze. Denn bis dahin erfolgte der Zugriff auf Business Intelligence-Systeme von unterwegs umständlich via Laptop und mobilem UMTS. »Hochfahren, Verbindungsaufbau und Log -on dauern mit den Laptops einfach zu lange«, stellte der CFO klar. Zudem sei die ganze Bedienung nicht mehr zeitgemäß. 

Solche Erlebnisse sind kein Einzelfall. «Statt sperrige Laptops zu benutzen, liebäugeln etliche Unternehmen damit, die aus dem privaten Bereich nicht mehr wegzudenkenden Smartphones und Tablets samt ihrer Komfortfunktionen auch im professionellen Umfeld einzusetzen», sagt Stephan Reisser, Beratungsleiter Innovations bei der All for One Steeb AG.  Nicht selten hapere es jedoch an der Umsetzungsbereitschaft, etwa weil das Management das mobile BI-Projekt nicht konsequent genug vorantreibe.

 

Vorgaben der Unternehmensleitung.
Soll-Szenarien geben die Richtung vor und lauten zum Beispiel: «Unser Außendienst soll die Kunden umfänglicher und kompetenter beraten.» Dafür werden vermehrt mobilisierte Geschäftszahlen benötigt, Financials wie zunehmend auch nichtfinanzielle Werte. Eine andere Vorgabe heißt beispielsweise: «Unsere Topmanager müssen auch unterwegs geschäftliche Entwicklungen besser erkennen, gezielter planen und steuern können.» 

Dabei gilt es, die verfügbaren Mobiltechnologien zu evaluieren und zu bewerten. Manche Mobility-Lösungen erfordern keinerlei gesonderte Middleware. Unternehmen etwa, die SAP einsetzen, können per ABAP, einer Programmiersprache für kommerzielle Anwendungen, sehr einfach selbst bestimmen, welche Daten und Reports sie mobil zur Verfügung stellen. Die App-Entwicklung, die Integration der Zentralsysteme und deren Individualisierung erfolgen damit in Eigenregie. 

 

Sicherheit stets groß geschrieben.
Darüber hinaus bedarf es eines ausgefeilten Sicherheitskonzepts. Denn die Endgeräte greifen auf die zentralen Systeme meist «Punkt zu Punkt» über verschlüsselte und zertifikatsgebundene VPN-Verbindungen zu. In SAP-Landschaften wird als zusätzliche Sicherheitsschicht zudem ein sogenannter Web Dispatcher installiert. 

Für weitere Sicherheit sorgen öffentliche Zertifikate für die Kommunikation zwischen Smartphone und Tablet einerseits, für Web Dispatcher andererseits. Trotz derart hoher Standards und rigider Firewall-Systeme arbeiten die mobilen Clients mit höherer Geschwindigkeit. 

Auch das langwierige Einwählen per Laptop und UMTS ist damit passé. Verwaltet und gesteuert werden alle mobilen Geräte über eine MDM-Software (Mobile Device Management). Dabei sind privater und der geschäftlicher Bereich strikt zu trennen. Gehen Smartphones verloren, können sie so von einer zentralen Stelle aus sofort gesperrt werden. 

Viele Unternehmen schließen das Prinzip des »Bring your own device« bislang aus Sicherheitsgründen häufig noch aus. Sie stellen den Anwendern ihr persönliches iPhone oder iPad, das sie auch für private Zwecke nutzen dürfen. Dafür gelten klare Regeln und Vorkehrungen: Wer verantwortet Backup und Recovery bei den privaten Daten? Wer bei den Geschäftsdaten? 

Der Regelungsbedarf ist hierbei alles andere als trivial. In  sorgfältiger Detailarbeit will nicht nur alles wohl durchdacht, sondern auch plausibel, verständlich und glaubwürdig in einer gesonderten Nutzungsvereinbarung festgeschrieben werden. Ein falscher Zungenschlag – und das Vertrauen kann beeinträchtigt werden.



Verlässliche Zahlen und Fakten.
Aus der Praxis berichten viele Anwender wie folgt: «Wir haben zunächst unsere Daily Sales und Daily Finance Reports mobilisiert und in unseren Management Meetings jetzt alle dieselben tagesaktuellen Zahlen parat. Damit hat sich die Zahlenaffinität klar erhöht. Heute sprechen wir vor allem über Maßnahmen, die wir aus der Analyse der Zahlen ableiten, anstatt die Entstehung der Zahlen zu hinterfragen oder gar deren Vergleichbarkeit anzuzweifeln. Früher brauchte es zudem oft ein gesondertes Telefonat, um Gewissheit über Geldeingänge zu erhalten. Heute hingegen wissen wir, auf unseren Finanzbericht ist Verlass. Jeder gebuchte Bankeingang wird dort automatisch berücksichtigt. Unser neues Reporting ist daher im gesamten Topmanagement voll und ganz akzeptiert.»

In anderen Projekten werden mobilisierte Kunden- und Artikeldaten, Preise, Verfügbarkeiten, Lieferzeiten, Konditionen, und Reports zu einem Gesamtbild zusammengeführt, übersichtlich und passgenau für die iPad- und iPhone-Interaktion. Stets schlägt die neue Technik die traditionellen Laptops um Längen.

 

Reporting Audits gehören dazu. 
Doch Vorsicht: Pure Mobilisierung allein führt nicht zu einem optimierten, steuerungseffektiven Berichtswesen. Ein Reporting Audit, wie es die avantum consult AG entwickelt hat, ist bei nahezu allen mobilen BI-Projekten unerlässlich. Solche Audits enthalten standardisierte, systematisierte und praxiserprobte Methoden und Best Practice-Verfahren inklusive fundierter Konzeptleitlinien. 

Das Ziel dabei lautet stets, die individuellen Reportingschwachstellen punktgenau zu erkennen, die Potentiale für Leistungsverbesserungen und auch den Weg dorthin aufzuzeigen. Damit erhält die anschließende Umsetzung mobiler Business Intelligence in der Unternehmenspraxis einen klaren Rahmen.

 

 

 
Philipp Donie und Brian Raeburn sind «Mobile BI Consulting Experts» der avantum consult AG, ein Unternehmen der All for One Steeb AG
 

 

Quelle: BUSINESS INTELLIGENCE MAGAZINE, www.bi-magazine.net 
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